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La technique Pomodoro

Dans ma vie de freelance j’ai toujours cherché des nouvelles méthodes pour organiser mon travail. Je dois souvent gérer en parallèle plusieurs dossiers, des gros, des petits, des courts, des longs etc… J’ai testé une liste hallucinante de techniques, des todolist, de GTD – gets things done – et de time tracker.

Malheureusement ça ne fonctionne jamais vraiment…Ou du moins pas bien longtemps.

Mais depuis quelques semaines je me suis mis à la technique Pomodoro et, honnêtement, les retombées sont plutôt bonnes. Cette technique m’a tout de suite plu parce qu’elle est simple à mettre en place.

Pomodoro technique

Photo de lucamascaro

 

Pomoquoi ??

La technique Pomodoro – qui veut dire tomate en Italien – est simplissime est c’est ce qui fait sa force. Il suffit d’avoir un timer de cuisine – en forme de tomate ou pas – un crayon et un bloc de papier.

La matin on note sur une feuille ce que l’on a à faire dans sa journée. On met le timer sur 25 minutes. Et on bosse sur la première tache non stop. Quand la sonnerie retentit on arrête, on lève les yeux de son clavier, on enlève le casque et on va faire un tour, boire un café. Au bout de 5minutes, on recommence. Quand on a fait 4 cycles, on prend une pause pus longue, un quart d’heure par exemple.

Et pomodoro par pomodoro on réduit sa todolist.

 

Les Avantages

Ça paraît vraiment inutile au début mais je vous jure que cette technique est efficace sur plusieurs points.

Sur la procastination c’est radical.

Comme beaucoup de freelance j’ai du mal à me lancer dans une tâche qui est à faire pour dans un mois. Et souvent, je finis en rush, en charette pour rendre à temps. C’est un gros problème pour beaucoup, remettre au lendemain ce que l’on aurait du faire la veille. La technique du pomodoro permet de se motiver plus facilement. Une des règles du pomodoro est de diviser ses tâches en petites étapes  – pas plus de 4/5 pomodoros.

L’avantage c’est que plutôt que d’avoir l’impression d’avoir une montagne de travail à abattre on est face à de petits monticules. Du coup on s’y met plus facilement. De plus cette technique permet de ce voir avancer, beaucoup plus qu’avec une todo list classique.

La productivité

Un pomodoro est attribué à une ou plusieurs tâche. Pendant ces 25 minutes on ne fera QUE travailler sur cette/ces tâche(s). Et RIEN d’autre. Pas de Twitter, de Facebook, de mails, de Gtalk. On est à 100% concentré sur le travail que l’on à faire.

La productivité augmente vraiment et ces petites pauses toutes les 25minutes permettent de remettre à plus tard les interruptions sans trop de difficultés. On est donc super concentré sur notre tâche et beaucoup moins tenté d’aller voir ailleurs, de se disperser. On bosse à fond sur la tâche, et on augmente son efficacité de manière assez bluffante je dois dire.

Pour les web-addict c’est un bon moyen d’éviter tous les parasitage qui nuisent à votre productivité.

La gestion du temps et l’estimation de travail

Au début de la journée on note sur notre feuille les tâches à effectuer et on y ajoute le nombre de pomodoros estimés. Si une tâche est estimée à moins d’un pomodoro alors on lui rajoute une autre tâche de façon à faire 25 minutes, pas moins. Le pomodoro est une unité de temps indivisible.

A la fin de la journée, on reprends cette feuille, et on note les écarts entre le temps estimé et le temps passé et cela permet de mieux se rendre compte du temps de travail réel, et donc faciliter l’organisation et la facturation.

Mon retour d’expérience

Depuis la mise en pratique de cette technique mon travail est plus organisé, la gestion du temps est meilleure. En période de rush c’est “rassurant” de savoir où on va et de ne pas regarder la montre.

Personnellement j’utilise une application opensource qui tourne sous MacOSX est qui est tout simplement géniale : elle sonne comme un timer de cuisine, elle compte les pauses, affiche des popups pour les débuts/fin de pomodoro mais surtout elle permet de bloquer les certaines applications – comme Adium – et demande à chaque début de pomodoro ce que l’on va faire. J’ai donc sur mon mac tous les intitulés de mes pomodoros avec la date et l’heure de début.

Pour avoir testé beaucoup de timetracker c’est clairement beaucoup plus efficace comme outil de suivi. Un pomodoro est une unité de temps de travail réel, facilement comptabilisable.

Cette technique est donc redoutable quand on a besoin d’être seul devant son écran avec un niveau de concentration optimale. Pour écrire, coder, faire de la veille efficace c’est particulièrement adapté. Pour le reste c’est plus compliqué.

De même quand on travaille seul ça va, dans un openspace c’est parfois plus délicat. Pour ma part j’ai opté pour l’option casque + musique pour être dans ma bulle. Mais ce n’est pas toujours facile. Et faire des pauses toutes les demi heures cela fait sourire un peu les coworkers au début, mais ils finissent pas s’habituer !

 

Bref à tester si vous avez des problèmes d’organisation ou d’optimisation de votre travail. Le créateur de cette technique donne sur son site une cheatsheet et un ebook gratuit : http://www.pomodorotechnique.com/

 

The next pomodoro will go better

 

Travailler efficacement à distance.

Depuis le début de mon activité de freelance je travaille à distance. Mes clients sont très rarement localisé dans le Nord de la France, il faut donc, à chaque fois, mettre en place de nouveaux outils pour avancer ensemble.

Pourtant cela ne marche pas tout le temps aussi bien, certaines fois c’est même une catastrophe.Dans ce billet, je vais essayer de vous exposer mes clés pour une collaboration à distance efficace. Comme la plupart de ce que je publie ici cela se base sur mon expérience, c’est donc subjectif et à moduler suivant vos habitudes/contraintes.

Apu, the Workaholic by Herval

Pour réunir des conditions efficaces de collaboration il faut réunir trois choses :

Des outils synchrones.

Il en existe beaucoup, cela va du téléphone – le pire – aux mondes virtuels – le mieux – en passant par Skype ou IRC. Finalement peu importe du moment que l’on puisse échanger, brainstormer et mettre un peu de lien social.

Avoir un outil de communication synchrone cela permet d’échanger sur le suivi du projet, de s’informer sur les problèmes de chacun et surtout d’avoir des réponses rapidement. Rien n’est plus frustrant que de bloquer sur un problème et de devoir envoyer un mail pour avoir La réponse qui nous débloquera. C’est une perte de temps et souvent de motivation si la situation se répète.

Personnellement j’ai tendance à utiliser de la visioconférence pour du one-to-one et les mondes virtuels pour les réunions à plusieurs. La vidéoconf est assez légère, facile à mettre en place et permet de travailler à deux de façon efficace. Beaucoup plus que le téléphone qui est une horreur pour de longs coups de fils ou tout simplement pour “augmenter” un peu la communication – prendre des notes, envoyer des fichiers etc..

Par contre la visioconf à plusieurs c’est bien souvent très mauvais. Les webcams n’ont plus grand intéret car elles sont réduites à la taille d’un timbre poste. Le chat est souvent inexistant et pour courroner le tout, le lag rend souvent les communications inaudibles. Au final on se retrouve face à une solution qui ne résout pas grand chose : les webcams sont inutiles, la communication par VoIP est mauvaise, reste le partage d’écran mais qui semble bien maigre comme outil de communication quand les deux facteurs ci dessus cristallisent toute votre haine/attention/rejet.

Pour du travail à plusieurs les mondes virtuels sont bien plus efficients. L’avatar remplace avantageusement la webcam, la VoIP et le partage d’écran, de fichiers et de liens se font dans de bonnes conditions. Pour avoir tester Assemblive & Adobe Connect dans des situations de travail je peux vous dire que cela n’a rien à voir. La qualité de travail est bien meilleure dans le monde virtuel et la perte de webcam est compensé par l’amélioration de l’ergonomie du logiciel. Sans compter qu’avec des mondes virtuels vous pouvez faire de la conférence à distance avec 20-30 voire 50 personnes présentes sans trop de soucis – Notez que je parle, dans ce cas, de conférences plus que de réunions de travail.

2- Des outils asynchrones.

Cela peut paraitre idiot mais je vous assure que des projets se montent encore avec des “calls Skype” et … rien d’autre. C’est une erreur, la visioconférence n’est pas du tout adapté pour cela et pensé que les mails feront le reste est une erreur plus grosse encore. “Mail are easy to send but pain in the ass to receive” disait un américain éclairé et dans ce cadre il a plutôt raison. Petit bémol cependant, la mailing list est suffisante dans certains cas. Au moins il y a un suivi, les discussions sont classées etc.

Ceci dit, le must à mon avis est encore le wiki ou le BaseCamp-like. Des solutions opensources de gestion de projets existe, et, dans ce cas, cela ne coute rien à part le prix de l’hebergement et cela permet d’assurer un suivi de projet des plus efficace. Certains outils gère même les todolists, les plannings et autres diagramme de GANT. Bref c’est un outil indispensable quand on commence à travailler avec plus d’une personne.

Tiens d’ailleurs tant que je suis dans le sujet, j’ai essayé de mettre le blog dans ces outils asynchrone, pour un usage privé donc mais j’ai du mal à y trouver une réelle utilitée. Pour partager des infos ? Si vous avez une expérience la dessus cela m’interresse :)

Le mail, quant à lui, doit servir d’alerte uniquement. Le developpement de vos problématiques doit se faire sur un autre support sous peine de le voir oublié, perdu dans le flot journalier de tous ceux qui bossent sur le net. Certains en sont à plus de 100/j. Moi qui ne suit pas un blogueur influent ou un CEO important, j’en suis déjà à une vingtaine et j’ai du mettre en place toute une stratégie pour : trouver du temps pour les lires, les trier, y répondre, ne pas oublier le contenu de ceux qui sont super importants.

Pour résumé, envoyer un mail c’est s’exposé à ne jamais avoir de réponse. Donc, si possible, postez vos idées importantes sur le fameux support asynchrone dont je vous parle suscité.

3 – Des rencontres “réelles

Oui je sais cela peut paraître retrograde, mais c’est à mon avis important, surtout pour des projets longs. Alors pas besoin de faire une réunion par semaine, surtout si vous habitez à 900km de vos clients. Mais une rencontre de temps en temps est un très bon moyen de remotivé ceux qui travaillent à distance plus ou moins isolé de la dynamique du groupe.

De plus boire un coup après la réunion permet de reforcer le lien social et, je ne sais pas vous, mais moi je préfère travailler avec des gens que j’apprécie que l’inverse.

Il faut noter que dans ma vie de freelance le 3 est le moins souvent mis en pratique, faute de temps et d’argent. C’est à mon avis inhérent à la fonction et au contenu même des projets sur lesquels je suis amené à travailler.

Pour conclure, remarquez que travailler à distance n’est pas si compliqué et ne demande pas beaucoup de ressources. C’est tout à fait envisageable de le faire avec que des outils gratuit sans pour autant perdre sur la qualité du travail. Pour pousser un peu plus loin, vous trouverez ci dessous une liste non exhaustive des outils synchrone ou asynchrone gratuits que j’utilise ou que j’ai utilisé.

N’hésitez pas à mettre ceux qui vous pensez incontournable et qui ne figurerait pas :)

Synchrones :

  1. TokBox
  2. Skype
  3. Assemblive – la beta est gratuite
  4. SecondLife ou Opensim –
  5. Chat en tout genre – tiynchat, Gtalk ou IRC – IRC n’est pas mort et marche encore très bien pour tous les projets opensource. Allez voir le chan #wordpress sur irc.freenode.net :)

Asynchrone :

  1. Les wikis : pmwiki, PBWorks
  2. Les bases Camp like : OpenAtrium,
  3. GanttProject
  4. DropBox – outil de partage de fichiers et de stockage simplement génial, je ne peux plus m’en passer. A tester d’urgence :)
EDIT : Après plusieurs semaines de gestion de projets sur les basecamp like j’ai finalement opté pour une solution plus souple : trello il remplace allégrement le 2. & 3. !!

Le télétravail en France

Il y a quelques jours j’ai reçu un mail de promotion pour un livre. Mon adresse mail est affichée sur mon blog , j’ai ce genre de spam régulièrement mais pour une fois ce livre entrait dans mes cordes. J’ai reçu le livre en question, je l’ai lu et je vais vous en faire un résumé ici.
Disclosure : Je ne considère pas ce billet comme un billet sponsorisé, je n’ai reçu aucune forme de rémunération, juste un exemplaire du livre en question.
Ce livre a pour titre : “Le télétravail en France, les salariés sont prêts !”
Et c’est précisément pour cette raison que j’ai relancé la société éditrice pour en avoir un exemplaire dans les mains. Étant consultant mondes virtuels la problématique du télétravail est au cœur de mon métier. Ce livre expose l’état actuel du télétravail en France et tente de comprendre pourquoi nous sommes aussi en retard par rapport à nos voisins Européens.
Pourtant, comme les auteurs le rappellent dans l’introduction, le télétravail n’est pas une notion nouvelle (on en parle depuis le début des années 90) et l’amélioration des moyens de communication et l’émergence et l’adoption en masse des TIC devrait faire augmenter le nombre des personnes travaillant à distance.
Ce nombre augmente, mais pas aussi vite qu’ailleurs, alors pourquoi?

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