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Internet et ses usages, développement Web et humeurs diverses

Travailler efficacement à distance.

Depuis le début de mon activité de freelance je travaille à distance. Mes clients sont très rarement localisé dans le Nord de la France, il faut donc, à chaque fois, mettre en place de nouveaux outils pour avancer ensemble.

Pourtant cela ne marche pas tout le temps aussi bien, certaines fois c’est même une catastrophe.Dans ce billet, je vais essayer de vous exposer mes clés pour une collaboration à distance efficace. Comme la plupart de ce que je publie ici cela se base sur mon expérience, c’est donc subjectif et à moduler suivant vos habitudes/contraintes.

Apu, the Workaholic by Herval

Pour réunir des conditions efficaces de collaboration il faut réunir trois choses :

Des outils synchrones.

Il en existe beaucoup, cela va du téléphone – le pire – aux mondes virtuels – le mieux – en passant par Skype ou IRC. Finalement peu importe du moment que l’on puisse échanger, brainstormer et mettre un peu de lien social.

Avoir un outil de communication synchrone cela permet d’échanger sur le suivi du projet, de s’informer sur les problèmes de chacun et surtout d’avoir des réponses rapidement. Rien n’est plus frustrant que de bloquer sur un problème et de devoir envoyer un mail pour avoir La réponse qui nous débloquera. C’est une perte de temps et souvent de motivation si la situation se répète.

Personnellement j’ai tendance à utiliser de la visioconférence pour du one-to-one et les mondes virtuels pour les réunions à plusieurs. La vidéoconf est assez légère, facile à mettre en place et permet de travailler à deux de façon efficace. Beaucoup plus que le téléphone qui est une horreur pour de longs coups de fils ou tout simplement pour “augmenter” un peu la communication – prendre des notes, envoyer des fichiers etc..

Par contre la visioconf à plusieurs c’est bien souvent très mauvais. Les webcams n’ont plus grand intéret car elles sont réduites à la taille d’un timbre poste. Le chat est souvent inexistant et pour courroner le tout, le lag rend souvent les communications inaudibles. Au final on se retrouve face à une solution qui ne résout pas grand chose : les webcams sont inutiles, la communication par VoIP est mauvaise, reste le partage d’écran mais qui semble bien maigre comme outil de communication quand les deux facteurs ci dessus cristallisent toute votre haine/attention/rejet.

Pour du travail à plusieurs les mondes virtuels sont bien plus efficients. L’avatar remplace avantageusement la webcam, la VoIP et le partage d’écran, de fichiers et de liens se font dans de bonnes conditions. Pour avoir tester Assemblive & Adobe Connect dans des situations de travail je peux vous dire que cela n’a rien à voir. La qualité de travail est bien meilleure dans le monde virtuel et la perte de webcam est compensé par l’amélioration de l’ergonomie du logiciel. Sans compter qu’avec des mondes virtuels vous pouvez faire de la conférence à distance avec 20-30 voire 50 personnes présentes sans trop de soucis – Notez que je parle, dans ce cas, de conférences plus que de réunions de travail.

2- Des outils asynchrones.

Cela peut paraitre idiot mais je vous assure que des projets se montent encore avec des “calls Skype” et … rien d’autre. C’est une erreur, la visioconférence n’est pas du tout adapté pour cela et pensé que les mails feront le reste est une erreur plus grosse encore. “Mail are easy to send but pain in the ass to receive” disait un américain éclairé et dans ce cadre il a plutôt raison. Petit bémol cependant, la mailing list est suffisante dans certains cas. Au moins il y a un suivi, les discussions sont classées etc.

Ceci dit, le must à mon avis est encore le wiki ou le BaseCamp-like. Des solutions opensources de gestion de projets existe, et, dans ce cas, cela ne coute rien à part le prix de l’hebergement et cela permet d’assurer un suivi de projet des plus efficace. Certains outils gère même les todolists, les plannings et autres diagramme de GANT. Bref c’est un outil indispensable quand on commence à travailler avec plus d’une personne.

Tiens d’ailleurs tant que je suis dans le sujet, j’ai essayé de mettre le blog dans ces outils asynchrone, pour un usage privé donc mais j’ai du mal à y trouver une réelle utilitée. Pour partager des infos ? Si vous avez une expérience la dessus cela m’interresse :)

Le mail, quant à lui, doit servir d’alerte uniquement. Le developpement de vos problématiques doit se faire sur un autre support sous peine de le voir oublié, perdu dans le flot journalier de tous ceux qui bossent sur le net. Certains en sont à plus de 100/j. Moi qui ne suit pas un blogueur influent ou un CEO important, j’en suis déjà à une vingtaine et j’ai du mettre en place toute une stratégie pour : trouver du temps pour les lires, les trier, y répondre, ne pas oublier le contenu de ceux qui sont super importants.

Pour résumé, envoyer un mail c’est s’exposé à ne jamais avoir de réponse. Donc, si possible, postez vos idées importantes sur le fameux support asynchrone dont je vous parle suscité.

3 – Des rencontres “réelles

Oui je sais cela peut paraître retrograde, mais c’est à mon avis important, surtout pour des projets longs. Alors pas besoin de faire une réunion par semaine, surtout si vous habitez à 900km de vos clients. Mais une rencontre de temps en temps est un très bon moyen de remotivé ceux qui travaillent à distance plus ou moins isolé de la dynamique du groupe.

De plus boire un coup après la réunion permet de reforcer le lien social et, je ne sais pas vous, mais moi je préfère travailler avec des gens que j’apprécie que l’inverse.

Il faut noter que dans ma vie de freelance le 3 est le moins souvent mis en pratique, faute de temps et d’argent. C’est à mon avis inhérent à la fonction et au contenu même des projets sur lesquels je suis amené à travailler.

Pour conclure, remarquez que travailler à distance n’est pas si compliqué et ne demande pas beaucoup de ressources. C’est tout à fait envisageable de le faire avec que des outils gratuit sans pour autant perdre sur la qualité du travail. Pour pousser un peu plus loin, vous trouverez ci dessous une liste non exhaustive des outils synchrone ou asynchrone gratuits que j’utilise ou que j’ai utilisé.

N’hésitez pas à mettre ceux qui vous pensez incontournable et qui ne figurerait pas :)

Synchrones :

  1. TokBox
  2. Skype
  3. Assemblive – la beta est gratuite
  4. SecondLife ou Opensim –
  5. Chat en tout genre – tiynchat, Gtalk ou IRC – IRC n’est pas mort et marche encore très bien pour tous les projets opensource. Allez voir le chan #wordpress sur irc.freenode.net :)

Asynchrone :

  1. Les wikis : pmwiki, PBWorks
  2. Les bases Camp like : OpenAtrium,
  3. GanttProject
  4. DropBox – outil de partage de fichiers et de stockage simplement génial, je ne peux plus m’en passer. A tester d’urgence :)
EDIT : Après plusieurs semaines de gestion de projets sur les basecamp like j’ai finalement opté pour une solution plus souple : trello il remplace allégrement le 2. & 3. !!

4 Comments

  1. Tant que l’on est dans la discussion des outils, je ne resiste pas à poser la question à l’architecte que vous êtes. Que pensez vous des univers virtuels comme outils pour la visualisation de projets urbain ?
    Des Finlandais (http://www.evocativi.com/) font ça par exemple. N’est ce pas un moyen judicieux de remplacer les maquettes traditionnellement utilisées par les promoteurs pour présenter leurs projets ?

    • Je note la référence finlandaise, merci.
      “maquette traditionnellle” vs “maquette virtuelle”… ce sont des objets différents aux modes de production et intérêts de communication complémentaires.
      En terme d’émotion et réaction, concevoir des volumétries en découpant du bois ou du carton et les donner à voir sous lumière naturelle ne sera jamais concurenciel à l’élaboration d’univers virtuels aux richesses de simulation infinies, facilités de partage universelles et économie de matière.
      Vive les hybridations physico-numérique (-;

  2. […] This post was mentioned on Twitter by Thierry Ratsizehena and Xavier Coiffard, Yasmine. Yasmine said: Travailler efficacement à distance. http://angezanetti.com/travailler-efficacement-a-distance/ […]

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